Conciliação Bancária Automática

A ferramenta de conciliação bancária permite a importação do extrato bancário em arquivo magnético (formato OFX – Open Financial Exchange) para o Fortes Contábil. Além da importação possibilita o confronto entre as movimentações registradas na conta bancária e as realizadas no sistema Contábil.

Importação do arquivo

Acesse o menu Movimentos  → Extratos Bancários  → Conciliação Bancária  → Opção IMPORTAR

A tela abaixo será exibida para o preenchimento das informações necessárias para a importação. Nela é possível identificar em qual estabelecimento deve ser registrada a movimentação.

Após preenchimento,  será apresentado o resumo da importação do arquivo de extrato, exibindo a quantidade de lançamentos contábeis que estão disponíveis para iniciar a conciliação. No resumo do extrato bancário temos informações sobre o que foi importado: como o número da conta, período do extrato e quantidade de lançamentos.

Após concluir a importação, será necessário conciliar os lançamentos.

Mapeamentos

Os Mapeamentos são lançamentos pré-definidos com base em uma palavra-chave do histórico que servirá como parâmetro no momento da importação do extrato para que sejam feitos os lançamentos automáticos.

Ele pode ser criado antes da importação de um extrato, através do menu Movimentos  → Extratos Bancários  → Mapeamento de Lançamentos, ou no ato da importação do extrato. Uma das vantagens de criar à medida que importa o extrato é que o sistema já sugere os textos do arquivo e você precisará apenas incluir as informações contábeis.

Clicando em Novo (F2), aparecerá a tela para fazer um novo cadastro dos mapeamentos, conforme imagem abaixo:

• Nome: Defina um nome para identificação do mapeamento, na importação do extrato o sistema já sugere o texto do arquivo.
• Expressão: será a expressão do extrato bancário (tag MEMO do arquivo). Na importação do extrato o sistema já sugere o texto do arquivo.
• Movimento: A opção permite que você defina com base no tipo de movimento que venha no extrato o sistema saiba se realizar o correto mapeamento. Um exemplo comum em que você utiliza um mapeamento para o Débito para uma conta e o mapeamento para o Crédito outra conta é o “cheque”. Pois pode ser uma entrada ou saída de recurso da conta. Se, independente de vir Debito ou Crédito no extrato o lançamento for o mesmo, pode ser utilizado o movimento Não Importa.
• Conta da contra partida: será a conta de contra partida para a movimentação registrada para o banco. Em nosso exemplo, sempre que vier no extrato a variável Depósito em cheque o sistema já entente que a conta contábil que deverá ser utilizada é Duplicata de Clientes.
• Estabelecimento: será definido o estabelecimento do lançamento
• Centro de Resultado: será definido o centro de resultado do lançamento.
• Histórico: será definido um histórico padrão ou poderá ser informado um texto personalizado com a opção de utilizar o texto ou a competência de forma automática, utilizando as variáveis: 

  → [Texto Ext] – Ao incluir essa variável, ao criar o lançamento automático o sistema irá complementar o histórico com o texto que vier no campo Histórico do Extrato.

  → [Data Ext] – Ao incluir essa variável, ao criar o lançamento automático o sistema irá complementar o histórico com a competência que vier no campo Data do Extrato. A informação será incluída no formato mês/ano.

Conciliação Bancária

O processo de Conciliação pode ser realizado tanto após a importação, ou em um outro momento acessando Movimentos → Extratos Bancários → Conciliação Bancária e em seguida, clicar em Conciliar.

• No grupo Lanç. Não Conciliados do Sistema teremos todos os lançamentos registrados onde a conta bancária esteja envolvida no intervalo de tempo da conciliação e que o sistema não conseguiu realizar a conciliação de forma automática.
• Em Lanç. Não Conciliados do Extrato teremos todos os movimentos do extrato em que não existem mapeamentos realizados e nem foi possível conciliar a um lançamento registrado no Contábil. Para esses movimentos, é possível: conciliar a um lançamento que já exista registrado no sistema ou realizar o mapeamento.

Para conciliar um lançamento do extrato com um lançamento do sistema, é preciso selecioná-los em cada uma das colunas. Porém, os lançamentos selecionados precisam pertencer à mesma data e o somatório dos lançamentos selecionados na coluna do sistema (podem ser vários) deve ser igual ao lançamento coluna do extrato.

Caso tenha alguma divergência, o sistema avisará sobre a inconsistência.

Para Mapear, é necessário selecionar um lançamento e em seguida, clicar em Mapear.

Detalhes do Mapeamento

Esta função serve para definir as regras para a importação que está sendo realizada, como também para as próximas.

Caso não deseje criar uma regra e sim um lançamento especifico para o movimento que veio no arquivo, clique na opção Gerar Novo Lançamento,  assim será criado um novo lançamento (preenchendo as informações da contra partida, estabelecimento, centro de resultado e histórico). Não será gravado o mapeamento para que em outra ocasião seja utilizado de forma automática. 

No grupo de Lançamentos a serem Gerados pelo Mapeamento, é preciso ter lançamentos criados com base nas regras de mapeamento, em seguida, após confirmado que os lançamentos estão corretos basta marcá-los para que eles sejam gerados e conciliados com sucesso.

Mas, caso exista a necessidade de realizar algum ajuste no lançamento, por exemplo alteração de conta, é possível editar o lançamento antes de ser gerado e mudar a informação desejada.

Concluída a conciliação dos Lanç. Não conciliados do Extrato e dos Lançamentos a serem gerados pelo Mapeamento, a movimentação será identificada no grupo de Lançamentos Conciliados.

Caso seja necessário, é possível desfazer a conciliação. Para isto, basta selecionar os lançamentos que deseja desfazer e clicar em Desfazer Conciliação. Com isso, novamente os lançamentos selecionadas serão direcionados para o grupo Lanç. Não conciliados do sistema.

Caso queira conciliá-los novamente, é preciso marcá-los na coluna Lanç. Não conciliados do sistema e o respectivo lançamento na coluna de Lanç. Não conciliados do extrato.

Importante Saber
Caso queira acompanhar os lançamentos que foram realizados a partir da Conciliação Bancária, em Movimentos →  Listagem de Conferência de Lançamentos existe filtro “origem”. Nele é possível visualizar detalhadamente todos os lançamentos com a origem “Conciliação Bancária”. O filtro “Origem” também encontra-se disponível em muitos outros relatórios do sistema.